【事例解説】Zoho CRMとFileMakerの効果的なデータ連携方法｜iPaaS活用で実現
「顧客管理はZoho CRM、基幹業務はFileMakerで構築したカスタムApp」 このように、それぞれの業務に最適なツールを導入した結果、システム間でデータが分断され、二重入力の手間やデータの不整合といった課題に直面している企業様は少なくありません。
今回は、当社が実際にご支援したプロジェクトの中から、Zoho CRMとFileMakerを連携させ、データの一元管理を実現した事例をご紹介します。
この記事は、「Zoho FileMaker連携」の具体的な方法を探している情報システム担当者様や、業務効率化を目指す経営者様にとって、有益な情報となるはずです。
Zoho CRMとFileMaker連携の全体像
今回のプロジェクトの目的は、Zoho CRMの顧客・商談情報と、FileMakerで管理するプロジェクト情報を連携させ、データの一元管理を実現することでした。
具体的には、以下の流れでデータの連携を実現しています。
- 取引先データ: Zoho CRM → FileMakerへの一方向連携
- 商談・プロジェクトデータ: Zoho CRM ⇄ FileMakerの双方向連携
Zoho CRMで作成された取引先や商談がリアルタイムでFileMakerに連携され、その後FileMaker側で更新されたプロジェクトの進捗や金額などが、再びZoho CRMに反映される仕組みです。
これにより、営業部門と制作・開発部門間でのスムーズな情報共有と、タイムリーな状況把握が可能になりました。
連携の仕組みを技術的に解説
今回の連携を実現する上でハブとなったのが、Claris ConnectとZoho Flowという2つのiPaaS（Integration Platform as a Service）です。これらのサービスを利用することで、コーディングを最小限に抑えつつ、柔軟なデータ連携を構築しました。
Zoho CRM → FileMakerへの連携フロー
Zoho CRM側で取引先の作成や商談の「次のステップへ変換」といったアクションが実行されると、その情報をリアルタイムでFileMakerへ送信します。
- Zoho CRMの「Outgoing Webhook」機能で更新情報を送信
- Claris ConnectがWebhookで情報を受け取る
- Claris ConnectがFileMakerのデータAPIを叩き、該当のデータを登録・更新
ZohoCRMからFilemakerへのデータ連携
FileMaker → Zoho CRMへの連携フロー
FileMaker側でプロジェクトのステージや金額が更新された際に、その差分をZoho CRMへ反映させます。
- FileMakerからスクリプトを実行し、Claris ConnectへWebhookで情報を送信
- Zoho FlowがWebhookで情報を受け取る
- Zoho Flowのカスタム関数を使い、Zoho CRMの該当商談データを更新
FilemakerからZohoCRMへのデータ連携
連携のキーとなる2つのサービス
Claris Connectとは？
Claris Connectは、FileMakerの開発元であるClaris社が提供するiPaaS（クラウドサービス連携ツール）です。 FileMakerとの親和性が非常に高く、様々なクラウドサービスやアプリケーションをノーコード／ローコードで連携させることができます。 今回の連携では、Zoho CRMからのデータを受け取り、FileMakerに書き込むという重要な役割を担っています。
Zoho Flowとは？
Zoho Flowは、Zohoが提供するワークフロー自動化ツールです。 Zohoの各種サービスはもちろん、数百種類もの外部アプリケーションとの連携を、画面上の操作で簡単に構築できます。 今回は、FileMakerから送られてくるデータをWebhookで受け取り、Zoho CRMに書き戻す処理を担いました。
安定したデータ連携を実現するためのポイント
このようなシステム連携を安定して運用するためには、どのデータを「正」とするかというID管理が極めて重要です。
今回のプロジェクトでは、Zoho CRMで自動発番されるIDを全てのデータの基幹IDと定めました。
- FileMaker取引先ID: FileMakerに連携済みの取引先か否かを判断するため、Zoho CRM側に専用のID保持フィールドを用意。
- Zoho CRM 商談ID: FileMakerからZoho CRMへデータを更新する際、どの商談に対する更新なのかを特定するためのキーとしてFileMaker側で保持。
このように、IDのルールを明確にすることで、データの重複や紐付けエラーを防ぎ、データの整合性を担保しています。
まとめ
Zoho CRMとFileMakerは、直接的なAPI連携を開発しようとすると複雑になりがちですが、Claris ConnectやZoho FlowといったiPaaSを間に介することで、驚くほど柔軟かつスピーディーに連携を構築することが可能です。
同じようなケースでお困りの際は、ぜひ一度、当社のような専門のパートナーにご相談ください。お客様の業務フローに最適な連携方法をご提案し、ビジネスの成長を加速させるお手伝いをいたします。
