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地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです！
今回は、ZohoCalenderで会議室や社用車などの備品を予約できるように設定した事例についてご紹介します。
Zoho Calenderは無料で使えるツールとなっており、Zoho CRMやZoho Connectでもカレンダーで予定を管理する機能がありますので、Zoho Calenderを深堀して活用している方は少ないのではないでしょうか。
Zoho CRMやZoho Connectにあるカレンダー機能は、1ユーザーに対して1つ使えるものとなっており、会議室や社用車などZoho のユーザーが存在しないものは紐づけできません。
例えば、AさんとBさんが打ち合わせをするという共通の予定は登録できますが、
AさんとBさんがC会議室で打ち合わせをするというのは登録できません。
なぜなら会議室単体でのカレンダーを持っていないからです。
そこで今回は、本来カレンダーをもっていない会議室や社用車などを、社員が予約できるよう設定しましたので、その方法を解説していきます。
Zohoについて興味を持っていただけた方や、うまく活用できていない方はプロにご相談ください。
会議室や社用車などを予約できるように設定するためには、Zoho Mailの有料化が必要です。
※Zoho CalenderではなくZoho Mailというところがポイントですね
有料化したあとに、Zoho Calenderを開いてみましょう。
左側のバーの中に、オレンジの「設備」というタブが表示されています。
管理アカウントで登録を進めていきましょう。
「設備」の横にある場所のプラスマークから設備を登録していきましょう。
項目の名前に違和感を感じるところもあるかと思いますが、深くは考えずに登録を進めていきましょう
登録の階層は3つに分かれています。（拠点名/建物名/フロア）
3つの階層は登録必須ですので、もし階層が1つだけで良い場合は拠点名/建物名/フロアに同じ文言を入れましょう。
下記は登録の一例です。
登録すると、次のように表示されます。
拠点名の左にある「＞」を押すと、建物名が表示されます。
自分のカレンダーで新しく予定を登録します。
最初の画面では出てこないので、「その他の設定」に入ります。
そうすると、場所の下に「会議室を追加する」が表示されますので、そこから空いている会議室を予約します。
設備予約のカレンダーから新しく予定を追加すると、場所の項目にすでに入った状態で登録詳細を入力できます。
設備の登録が完了したら、他のユーザーも利用できるようユーザー追加をしましょう。
今回はZoho Mailを使っているので、DNSの登録が完了している必要があります。
DNSの設定は、知識がない場合ハードルの高い設定となり、さらに失敗すると大変なことになります。
ですので、無理をせずプロにお任せしましょう。
DNSの設定が完了したら、ユーザーを追加します。
設定方法はこちらもご確認ください。
https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/adding-users.html#create-user
まずは、管理アカウントでmailadmin.zoho.com に接続し、ユーザーから追加を選択します。 ※招待ではありません
そうすれば、他のユーザーとも設備カレンダーを共有して使うことができます。
いかがでしょうか。
CRMやConnectでは物足りなかった機能も、この方法を使うことで活用の幅が広がります。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。