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地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです！
今回は、Super SaaSという外部ツールとZoho CRMを連携させた上で、予約を受付できるように設定した事例についてご紹介します。
Zohoのツールの中には、Zoho Bookingsという予約を受付するツールがすでにあり、Zoho Bookingでの設定については、
別の記事がございますので、そちらを参考にしてみてください。
今回Super SaaSを使う理由としては、Zoho Bookingsでは予約枠の残数表示ができなかったためです。
Zoho CRMと連携しておりますので、予約された顧客情報はZoho CRMに連携されます。
今回の事例では、CRMに予約情報を取り込み、決済管理や社内での作業工程をCRM上で管理することで、モレがないようにしました。
Super SaaSはオンラインで予約管理ができるツールです。
予約フォームも自由に項目設定できますし、今回は使っていませんが決済機能もあります。
下記のカレンダーがSuper SaaSで作成した予約受付画面を、会社サイトに埋めこみした状態です。
この完成形を目標に設定を進めていきます。
https://www.icssakabe.com/service/anzen_kyoiku/
お客様から許可をいただき、実際に設定した画面をお見せ致します。
Super SaaSの設定画面です。
残数を表示させたいので、「定員制スケジュール」というフォーマットを選択しております。
定員は8名とし、それを超えたらキャンセル待ちリストに入ります。
プロセスタブで、別途作成した申込フォームを選択できます。
また、リマインドメールの設定もできます。
管理画面では、登録したスケジュールに何名予約が入っているか一覧で確認もできます。
満員になった予約はカレンダー上で赤く表示されます。
また、予約を受付終了とした場合は設定を変更し、カレンダー上の予定を赤くしています。
下記の画面は、申込フォームの編集画面です。
左にある項目から希望の項目をドラッグアンドドロップで移動させます。
ここでのポイントは、Zoho CRMに取り込むことを想定して、
名前を姓/名・住所を都道府県/市区町村/町名番地と分けておくことです。
ここまでSuper SaaSで設定ができましたら、今度はそれをZoho CRMへ取り込みます。
Super SaaSとZoho CRMの連携について、もう少し詳しい手順を追記しますね。
Super SaaSとZoho CRMを連携させるには、以下の3つのステップが必要です。
1. Zoho CRM側でSuper SaaSからのwebhook通信を受けて、CRMのレコードにデータを格納する関数を準備する
2. 関数のAPI設定を行う
3. APIキーのURIを取得し、Super SaaSのwebhook設定にセットする
まず、Zoho CRMのFunctionsで、Super SaaSから送られてくるデータを受け取り、
CRMの該当レコードに格納する関数を作成します。受け取るデータの形式に合わせて、必要な項目をマッピングします。
次に、作成した関数をAPIとして公開するための設定を行います。HTTPメソッドの選択、パラメータの設定、アクセス制御などを適切に設定します。
最後に、公開したAPIのURIを取得し、Super SaaSの管理画面にあるwebhook設定に、そのURIを登録します。
これで、Super SaaSで予約が確定した際に、自動的にZoho CRMにデータが送信・登録されるようになります。
送信されるデータの項目や形式がずれていないか、CRMにきちんと登録されるかなど、
実際に予約を入れてみてから動作確認をするのがおすすめです。
以上の手順を踏むことで、Super SaaSの予約データをスムーズにZoho CRMに連携させ、一元管理することができます。
社内の情報共有やその後のフォローがしやすくなるので、ぜひ活用してみてください。
Super SaaSとZoho CRMを連携させることで、申込情報をCRMに取り込むことができます。
そして、CRM上で申込者への対応の進捗確認と社内での確認を行うことができます。
今回のケースでは、「申込み」タブで、申込者への請求書送付→案内送付→当日参加可否の流れを管理します。
次に、「請求書」タブで社内での作業、請求書発行→入金確認の流れを管理します。
申込者が入力したメールアドレスが間違っている場合もありますよね。
ワークフローの機能を使って、メールが届かなかった場合にエラー通知が表示される設定をしております。
これにより、申込者へきちんと情報が届くようフォローすることができます。
さらに、送るメールのテンプレートを事前に作成しており、名前などの申込情報に応じて、
自動で内容が書き変わりますので、内容に間違いがないかチェックだけしてすぐにメール送信できます。
予約受付後の対応をCRMで管理することで、モレを防ぎ、テンプレートの作成や自動化で手続きの削減が可能です。
興味をお持ちいただけたら、ぜひお気軽にご相談ください。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。