知っていましたか？Zoho Writerの差し込み文書で今使っている請求書・見積書デザインをそのまま使う方法

はじめに

近年、製造業、小売業、サービス業など幅広い業界でCRMシステムの導入が進んでいます。Zohoを導入されている企業様においても、「帳票のデザインは既存のものから変えたくない…！」「だけどZohoの請求書レイアウトがいまいちフィットしない…」というお悩みがあると思います。

そこで注目されているのが、Zoho CRMとZoho Writerを連携させた差し込み文書機能です。Zoho Writerの差し込み文書機能を使えば、Zoho CRM内のデータを自在に組み合わせて、柔軟な帳票を作成できます。請求書や見積書の作成業務を大幅に効率化できるだけでなく、日本企業特有の帳票フォーマットにも対応可能です。本記事では、Zoho Writerの差し込み文書機能の概要と使い方、そして活用事例をご紹介します。製造業、小売業、サービス業など、幅広い業界の方々に役立つ情報をお届けできればと思います。

“インダストリー系”業務における帳票出力の課題

製造業、小売業、サービス業など、様々な業界で帳票出力のニーズは高まっています。しかし、各業界で求められる帳票フォーマットは多岐にわたり、既存の雛形を再現することは容易ではありません。特に日本企業の場合、独自の帳票フォーマットを採用していることが多く、汎用的なテンプレートでは対応しきれないケースが少なくありません。こうした課題を解決するために、柔軟かつ強力な差し込み文書機能が求められています。

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差し込み文書を使うメリット

Zoho Writerの差し込み文書機能を活用することで、既存の雛形を忠実に再現できます。サブフォームの表現制約を解消し、より自由度の高い帳票レイアウトを実現可能です。これにより、各業界の要件に沿った帳票作成が可能となり、業務効率の大幅な改善が期待できます。差し込み文書は、帳票出力の課題解決に向けた強力な武器と言えるでしょう。

Zoho Writerでの差し込み文書の使い方

差し込み文書を使った帳票作成は、以下の手順で行います。
※ZohoCRMから出力することを想定しております。

1. ZohoCRMにログイン＞設定＞テンプレート＞差し込み文書にアクセスします。
2. そこへテンプレートを作成していきます。既存の雛形をベースに、必要な調整を加えていきます。
3. 次に差し込みフィールドを設定します。帳票内のどの部分にCRMデータを差し込むかを指定します。
4. データソースを準備し、テンプレートとリンクさせます。Zoho CRMのモジュールやビューを指定します。
5. 最後に差し込みを実行し、出力された帳票を確認します。微調整が必要な場合は、テンプレートを修正します。

Tips：差し込み文書を使う上での注意点

差し込み文書を活用する上では、いくつか注意点があります。

• データソースとなるCRMデータを常に最新に保つ必要があります。古いデータでは正しい帳票が出力されません。
• 差し込み後のレイアウトを入念にチェックし、必要に応じて調整します。想定外の崩れが起きることがあります。
• 明細行が多い場合はサブフォームを使用してください。テンプレート内で繰り返し行の表現ができます。

まとめ

Zoho Writerの差し込み文書機能は、インダストリー系業務の帳票出力に大きなメリットをもたらします。業務効率化と高度な要件対応を同時に実現し、他のZoho機能とも連携できる点が魅力です。本記事で紹介した使い方や事例を参考に、ぜひ差し込み文書を活用した帳票作成にチャレンジしてみてください。業務の生産性向上につながるはずです。

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