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地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです！
今回はZohoCRMで請求金額から入金消込を行っていく方法をご紹介します。
ZohoCRMにはデフォルトで請求書タブがあります。そこから請求書のテンプレートを作成してお客様にお渡ししているケースがほとんどかと思います。
では、その後の請求金額に対してきちんと入金が行われているか、チェックしていますか。
他の決済ツール等を活用して、入金の確認はしているかと思いますが、まだ御支払が完了していない請求書はどれで、その残金はいくらなのか管理できていますでしょうか。
今回の設定では、入金が複数回に分かれても対応できるように、サブフォームを活用しております。さらに、支払い残額が残っている請求書のデータはレポートタブにて一覧で見ることができるようにしました。
それではさっそく解説していきます。
まず、準備として入金消込用のタブを新しく作成しましょう。
・請求書のルックアップ項目を作成します
・請求書の宛先の連絡先のルックアップ項目を作成します
・入金金額をいれるサブフォームを作成します ※入金が複数回ない場合はサブフォームでなくて構いません
次に、請求書タブに1つ項目を追加します。
この項目は請求額と入金額を引き算して残金を表示させる項目になります。
ここからは専門的な知識が必要となるDeluge関数を書いていきます。
さきほど作成した入金消込用のタブで入力された入金金額取得し、ルックアップで紐づいている請求書の請求金額から引き算します。
Deluge関数についての記事はこちらを御覧ください。
知識ゼロからDeluge関数でタスクの自動生成を設定してみた
知識ゼロからDeluge関数で見積書データの自動生成を設定してみた
Deluge関数はプログラミングの基本知識とZohoの知識両方が必要となりますので、ぜひプロに一度ご相談ください。
それでは実際にどう動くのか確認してみましょう。
入金消込のサブフォームで200円と500円が2回入金されました。
入金の合計金額は700円です。
それでは、これに紐づいている請求書のデータを確認してみましょう。
請求額の総額から合計入金金額の700円がマイナスされていることが確認できました。
さらに、発行した請求書の入金がきちんと行われているかレポートタブで一覧確認できるようにします。
フィルターで請求書の残金が0以上のものを抽出して表示させます。
今回ご紹介した入金消込の設定で、CRM上で残額とそのお客様が関連づけて確認できるようになりました。
ZohoCRM上に連絡先情報がありますので、すぐにリマインドのメールや電話をかけることができ、業務効率につながります。
また、今回の入金消込の設定を応用して、簿記の借方・貸方という表現も可能です。
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