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地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです！
ビジネスにおいて添付ファイルは様々な場面で使われていますよね。お客様に渡す説明資料や契約の際に必要な約款など多岐にわたります。さらに、その添付資料は内容が次々に更新されていくため、どこが変わったのか管理することは難しいですね。
また、Zohoに限った話ではありませんが蓄積できるデータやファイル容量に制限があります。それを超えてしまうと容量を追加で購入する必要があります。
そこで本記事でご紹介するのは、Zoho CRMにある「ドキュメント」タブです。
同じファイルをCRM上で、いろいろなところに紐づけ可能で、さらにバージョンの記録ができるためどこが変更になったか管理ができます。
また、ファイルをCRM上に保管しておくことで必要なファイルに迅速にアクセスできます。
Zoho CRMのファイル容量は以下となっております。
追加のファイル容量(組織あたり)は、¥552 /月(5GB)となります。
現在のファイル容量の利用状況は設定から確認することができます。
設定→ストレージ→ファイル容量
Zoho CRMのドキュメントタブを使うメリットと機能をご説明致します。
まず、大きなメリットはZohoが提供しているファイル管理のZoho WorkDriveを契約していなくても、ファイル管理ができるという点です。
そして、重要なファイルの一元管理が可能となり、お客様に関連する資料等を迅速に探すことができ、すぐに送付可能です。
ファイルの操作に関する権限（表示 ／ 作成 ／ 編集 ／ 削除）の設定が可能で、多くの人が利用するファイルに起こりやすい「うっかり文章を変えてしまった」等のトラブルを回避できます。
ファイルは中身が更新された場合でも、バージョンの記録が可能ですので、どこが変更されたのか誰が更新したのか管理が可能です。
他にもダウンロード回数なども集計可能です。
ドキュメントタブにある内容をCRM上の様々なデータに紐づけが可能です。
紐づけの方法は、関連リストにある添付のところから、ドキュメントを選択します。すると、ドキュメントタブにあるファイルが選択可能となります。
1つのファイルをドキュメントタブにアップロードしておくことで、様々なタブのデータに紐づけできますので、ファイルの容量は1つで済みます。
Zoho CRMからメールを送信する際にも、ドキュメントタブにあるファイルを選択できます。
Zohoに関して自社の業務に合わせてさらに活用したい等、ご要望があればぜひ一度ご相談ください。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。