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Zoho connectを使って社内申請を簡素化！
ワークフローの設定方法
地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです！
今回はZoho connectを使って社内の申請業務を行う方法についてご説明します。
具体的には、ある申請書を作成し、それを社員から社長へ申請するワークフローを作りあげていきましょう。
Zoho connectとは、チャットやノウハウの共有、アンケート実施など従業員同士のコミュニケーションツールとして活用されているツールです。
社内の申請業務も、従業員同士のコミュニケーションと捉えることができます。
Zoho connectを活用して、社内の申請業務を一元管理しましょう。
業務にぴったり合わせた最適なカスタマイズをご希望の場合は、
まずは、専門知識をもったプロに相談してみましょう。
紙の申請書の管理にともなう手間の削減や、処理漏れを防ぐことができます
オンライン上で手続きが可能で、押印も不要なためリモートワークなどの多様な働き方に対応できます
紙の申請書の場合紛失のリスクがあり、情報漏洩の危険があります
さらに、文書の改ざんも防ぐことができます
申請状況が一目でわかり、滞留を防ぐことでスピーディーな申請・承認フローが実現できます
Connectに参加している全ユーザーであれば組織のアプリから、メンバーを限定したい場合はワークフローに関わる人たちで、グループを作りましょう。
左側のタブの中から「独自アプリ」を選択します。
もし選択できない場合は、独自アプリが有効になっていない可能性があります。
グループ→設定→アプリ→独自アプリ を有効にしてください。
新しいフォームを作成して、申請フォームの作成を始めましょう。
例として、下記のようなフォームを作成しました。
承認状態の項目があると、申請を一覧で見たときにわかりやすいので作成しておきます。
「承認状態」を申請者が操作できないように制限をかけておきましょう。
右上の「このアプリを編集する」→設定→ユーザー →権限タブ
今回は社員という権限を追加します。
権限の設定から詳細表示の中の「項目の制限」を選択します。
さきほど作成した承認状態の項目で、表示専用にチェックをします。
ユーザーのタブに移動し、さきほど作成した「社員」の権限をどのメンバーに紐づけるのか選択します。
次に、承認経路に関わる組織を登録しましょう。
ここがポイント！
申請フォームごとに承認経路を設定しますが、ここの階層をもとにしているので、できるだけシンプルにしておきましょう。
また、役職に複数のユーザーがいる場合は誰か1人が承認すれば、次のステップへ進みます。
部署が複数あり、上長がそれぞれいる場合は、承認経路設定の際に部署名などをキーにして承認経路を分岐させます。
役職のタブへ移動し、承認の経路に関わる階層を設定していきます。
ここでは、社長をトップとして社員が下に配置されております。
階層を増やして、社員・課長・社長としていた場合でも、実際に申請書に承認経路を紐づける際に課長を設定せずに、社員から社長への経路にすることが可能です。
権限同様に、ユーザータブでどのメンバーにどの役職を紐づけるか設定します。
これで、メンバーに権限と役職を紐づけることができました。
役職が選択できない場合は有効になっているか確認しましょう。
役職タブ→役職の階層→有効にする
続いて、さきほど設定した階層をもとに承認経路を設定していきます。
このアプリを編集する→ワークフロー→承認タブ→ワークフローの作成
新しい承認者の設定をします。
ここでは、社長を承認者として設定します。
初期設定で、承認/却下の処理が行われると申請者にメールが届くようになっています。
メールの文面は英語になっているので編集しましょう。
申請書の項目に「承認状態」の項目を作成していたので、
承認者が承認/却下を選択すると、「承認状態」の項目が自動に変更される処理をいれておくと、承認者が選択する手間が省けます。
承認/却下後のそれぞれの場所に新しい処理の追加をします。
新しい処理の追加→データへのアクセス→データの更新
申請フォームに「優先度」の項目を作成して、至急が選択された場合に承認者にメールで通知する設定も可能です。
「承認状態」の項目にあるプルダウンして選択をする名称を増やして、「一次承認待ち」「二次承認待ち」とすると、申請書の状況がよりわかりやすくなりますよ。
実際に申請をしてみましょう。
申請があがると「申請レポート」に表示されます。
表示する項目は目のマークから変更可能です。
承認の項目では「保留中のタスク」に承認待ちリストとして確認できます。
承認/却下が選択されると「完了したタスク」へ移動します。
いかかでしたか。
承認者を始めから設定しているので、申請の度に誰に承認依頼すれば良いのか考える必要がなくなります。
また、メールでの通知機能もありますので、急ぎの件はお知らせしてスピーディーに対応してもらうことができます。
今回ご紹介したのは、最低限の機能の説明となり、実際に画面を見ていただくとわかりますが、設定次第でもっといろいろなことができるようになります。
ワークフローをただデジタル化するだけでなく、それに紐づく業務の処理までまとめて行うことができるような設定も可能です。
興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせください。
業務内容に合った、最適なカスタマイズをご提案致します。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。