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Zoho CRMは低価格かつ豊富で柔軟な機能を持つCRMとして、中小企業を中心に世界の企業から評価され、シェアを拡大しています。
その一方で「導入したいがITに詳しい社員がおらず、活用できるか悩んでいる」「導入したが自社業務にマッチしたカスタマイズができず、利用が定着していない」などの声も聞かれます。
Zohoはこのような悩みを解決する方法として、優良なコンサル会社をZoho公式パートナーとして認定し、ユーザー企業にその利用をすすめています。
この記事では、Zoho CRMを活用するためにコンサルタントがなぜ重要か、コンサルタント会社は何をサポートしてくれるのかを解説しています。また、コンサルタント選びの3つのポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
Zoho CRMは顧客管理、営業管理などのビジネスプロセスをデジタル化・可視化して業務の効率化を実現するツールです。
可視化された情報を経営者と社員が共有・活用して、ビジネスの成長と成功に繋げます。
Zoho CRMの基本機能には下記のようなものがあります。
ダッシュボードは、営業やマーケティングの進捗度合いや担当者のタスクなど、社内で共有したい情報を1つの画面にまとめて表示する機能です。
複数のレポートや分析グラフを1画面に配置するなどで、ビジネスの状況をチームの全員がリアルタイムでモニタリングできます。
コンタクト管理は、取引先や顧客の情報、商談内容などをデータベース化して管理・共有する機能です。
従来は各営業担当者が属人的に把握・管理していた情報をZoho CRMで一元管理して共有することで、営業アプローチの漏れを防いだり、引き継ぎを楽にすることが可能です。チーム内の相互フォローもスピードアップします。
営業の目標管理、案件管理などを可視化できる機能や、営業や事務処理に必要なさまざまな業務を自動化して営業効率を向上させるのがZoho CRMの営業管理機能です。
たとえばワークフロー機能を使えば、タスクの割り当てや進捗管理、承認、報告などを自動化できるほかに、見込み客へのメールの自動配信もできます。
Zoho CRMは柔軟なカスタマイズが可能で、自社業務の必要に応じて標準項目の他にカスタム項目を追加できます。たとえば、クライアントの担当者情報にカスタムタグを加えて出身大学や卒業年度を管理するなどです。
追加したカスタム項目は、権限の設定に応じて他のユーザーも使用できます。
Zoho CRMの分析レポート機能を使うと、CRMに登録されたデータを集計して自動的にレポートが作成されます。
リアルタイムのデータを反映させたレポートをいつでも確認・共有できるので、活動状況や目標達成率をスピーディーに把握できます。進捗のボトルネックの発見・分析にも役立てることが可能です。
Zoho CRMの詳しい機能を把握したい方は「7分でわかるZoho CRMのすべて。 基本機能から営業に活用できる理由」の記事をご覧ください。Zoho CRMがあなたのビジネスに与える影響をわかりやすく解説しています。
上記のようなZoho CRMの機能を活用すれば企業の業績向上につながりますが、導入すれば必ず活用できるとは限らないのがツールです。
とくに中小企業では、ITに詳しい社員が少なく、研修に時間や費用をかける余裕もないのが現実です。
そんなときに、導入や運営に携わるコンサルタントのサポートを受けることで、ツールの定着と活用への道が拓けます。
具体的には、下記のような点でコンサルタントのサポートが重要になります。
Zoho CRMはカバーできる業務範囲が広く、カスタマイズ性が高いのが特徴です。
しかし、この特徴ゆえに初めて導入する企業や担当者にとっては、各機能をどのように使えば良いのかが分かりにくくなります。
Zoho CRMを導入したが利用する社員が少なく定着しなかった、というよくある失敗は「最初の成功体験」への道のりが長すぎることに原因があります。
また、上手に使えたつもりでも、自社に最適なカスタマイズが行われておらず、実は非効率な使い方をしていたというケースも少なくありません。
CRMは初期の制度設計が重要です。コンサルタント会社のサポートを受けて自社業務にマッチした制度設計やカスタマイズを行うことで、社員に定着し、成果に結びつくツールになります。
コンサルタントはいきなり機能の説明から入るのではなく、その前に重要な「業務プロセスの洗い出し」から始めます。
導入する企業はコンサルタントといっしょに業務プロセスを見直すことで、Zoho CRMのより効率的な利用法を習得することが可能になります。
技術的な面でコンサルタントが重要になるのがカスタマイズのときです。
Zohoは機能が豊富ですが、よりニーズに合わせたカスタマイズやツール間連携を行うために、デフォルトのカスタマイズでは対応できない「カスタム関数やプログラムを用いたカスタマイズ」が必要になることがあります。
このカスタマイズには、ZohoではDeluge（Data Enriched Language）と呼ばれる言語を使うことがあり、これはZohoのカスタマイズに特化した言語となります。
Delugeは、PythonやRubyなどの一般的な言語ではなくZoho独自の言語なので、学習するには時間とコストがかかります。開発も予想より遅れる可能性があるでしょう。
そのため、有料であってもコンサルタントのサポートでカスタマイズすることで、結局コスト削減になることが期待できます。
Zoho CRMのコンサルタントからは下記のようなサービスを受けることができます。
優良なコンサルタントは上記のサービスにおいて、Zoho CRM導入の最終目的が売上向上にあることを常に念頭に置いてコンサルティングします。
コンサルタントは、まず顧客のビジネス課題や業務の特殊性などをヒアリングして、営業プロセス全体をカバーする業務プロセスの設計を行います。
Zoho CRMの各機能と関連するアプリの連携が最大効率となる設計を考えることで、これまでボトルネックとなっていた業務プロセスの改善と効率化も期待できます。
コンサルタントは、既存のCRMや顧客管理ツールから、Zoho CRMへの乗り換えを全面的にサポートします。
過去利用してきたシステムのデータをZoho CRM へ移行するには、データ形式を合わせたり、ほかデータとの関連性を維持したりしながら移行する必要があり、綿密な事前準備とプロセス策定が必要です。
コンサルタントのサポートを受けることでスムーズに移行でき、のちに起こるトラブルを事前に防ぐこともできます。
上述したように、自社に最適で効率的な運用をするには、Zoho CRMのデフォルト機能では不十分な場合があります。
その際にはコンサルタントが、企業に合わせたカスタマイズを行います。
たとえば、不動産会社では新規物件情報をいかに早く見込み客にメールで案内できるかが、勝負を分けることが少なくありません。しかし、あからさまな一斉送信メールでは顧客の印象が良くないのでかえってCV率が悪くなることがあります。
Zoho CRMのカスタムタグでメールに顧客の会社名や担当者名を入れる項目を作るなどで、より効果が期待できるメールを迅速に自動送信・スケジュール送信することができます。
Web制作会社であれば各Webサイトのログイン情報を管理する、イベント会社であればイベントの参加者名簿を管理するなど、業務に合ったカスタマイズを自由に行うことが可能です。
コンサルタントは、ツールの操作説明やトレーニングの他に、顧客の業務とZoho CRMが最適化する運用フローをヒアリングしながら策定し、提示してくれます。
契約によっては「利用ガイドライン」や「操作マニュアルの作成」もサポートしてくれます。
このようなサポートによって、社内でZoho CRMの利用が定着し「導入したが使われなかった」というよくある失敗を回避できます。
どのようなツールも運用開始時にはある程度のトラブルがつきものですが、解決に時間がかかると業務への影響が大きくなります。
Zoho CRMのコンサルタントは、発生した問題の具体的な解決策を提示してくれます。場合によってはコンサルタントに解決まで対応し、操作してもらうことも可能です。
コンサルタントを選ぶときに大切なのは下記の3つのポイントです。
それぞれの項目について、なぜ重要なのか詳しくお伝えします。
コンサルタントを選ぶときは、提供してくれるサービスが自社の課題や悩みの解決に応えるものかを確認することが肝心です。
操作レクチャーやカスタマイズにはどのコンサルタントも対応していますが、その他にビジネスプロセス自体の見直しや効率化の提案などの「事前コンサルティング」や、導入後の運用ルールやマニュアルの作成などの「コンサルティングの全具プロセス」も支援できるか確認しておきましょう。
ツール利用の定着がとくに重要と考える場合は、同様な「定着支援」をしてくれるのかも重要なポイントです。
コンサルタントにはZoho CRMについての深い知見とコンサルティング業務への適性が求められますが、それはコンサルタント会社の実績と評判から判断することになります。
また、コンサルタント会社が過去に実施したプロジェクトに、自社が希望するコンサル内容があるかの確認も大切な判断基準です。コンサルタントに、過去の支援実績やカスタマイズの事例についてヒアリングしてみましょう。
コンサルティングの料金体系が自社の予算と合っているかどうかは、当然ながら重要な選定ポイントです。
他社との比較では総額や月額だけでなく、自社が希望するコンサル内容の金額も確かめましょう。
自社の習熟度に合わせてコンサルの内容を変えていける、柔軟性のある価格設定かの確認も重要です。具体的な金額はコンサル内容によって大きく異なるので、ぜひ企業にお問い合わせください。
CRMの導入にあたってZoho CRMを検討している、あるいはZoho CRMを使用しているが社員に定着せず活用できていないーこのような場合はZoho CRMコンサルタントのサポートを受けることをおすすめします。
Zoho CRMは低価格で柔軟性に優れた機能をもつCRMとして世界で25万社以上の企業に導入されていますが、そのメリットを活かすには自社に合わせたカスタマイズが必要です。
コンサルタントに導入を支援してもらうことで、自社の営業プロセス全体をカバーするプロセス設計とカスタマイズをしてもらえます。
自社の業務特性にマッチした制度設計とカスタマイズで「使えるCRM」が実現すると、社員への定着率が向上し、業務効率の改善と売り上げ向上につながります。
CRMサポートセンターはZoho CRM認定パートナーとして、クライアント企業の業績向上に寄与するコンサルティングサービスを提供しています。
CRMサポートセンターでも実際にZoho CRMを活用しており、その経験からクライアントのリアルな悩みに寄り添ったコンサルティングが可能です。
無料相談も行なっていますので、お気軽にお声がけください。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。